O livro Biblioteca como Organizações, dos autores Alba Costa Maciel e Marília Alvarenga Rocha Mendonça, nos introduz que bibliotecários devem ter suas bibliotecas como organizações. E como organização é importante que se tenha estabelecido o objetivo da biblioteca. A biblioteca pode ter como objetivo contribuir para a disseminação da informação, transmissão de conhecimento ou ser o centro cultural de uma determinada comunidade. O objetivo da biblioteca varia conforme sua comunidade de usuários e seus propósito.
Após termos os objetivos estabelecidos, é importante salientar sua hierárquia. Analisar como podemos atingir os objetivos e quais devem ser os primeiros. Para fazermos tal coisa, é necessário as tomadas de decisão.
A tomada de decisão está intimamente ligada com a organização de qualquer instituição. Numa biblioteca onde se trabalhar com a disseminação de informação. O bibliotecário deve estar ciente que a informação não se baseia somente nas necessidades de seus usuários. Informação não é somente o item solicitado pelo usuário. Mas a informação se estende numa área muito maior. Tudo que ocorre na biblioteca e no meio em que ela está inserida é uma informação. E essas informações devem ajudar o profissional em suas funções. As funções de formação, desenvolvimento e organização das coleções é a parte do trabalho do bibliotecário, onde ele planeja uma política de aquisição, doação de itens entre outras coisas. Tudo referente ao seu acervo. Essa parte da gestão envolve a informação externa da biblioteca, pois para adquirir um acervo de qualidade para a comunidade de usuários. O bibliotecário tem o dever de estar inserido no meio onde as publicações ocorrem, mantendo-se atualizado sobre toda a temática de sua área. E estar ciente das necessidades dos usuários e quais os itens que eles desejam.
As funções de dinamização das coleções envolve o processamento técnico. Após passarmos da primeira etapa das funções do bibliotecário chegamos no processamento técnico. O livro depois de ser adquirido passa por esse processo para ser catalogado, classificado e preparado para a outra parte da função de dinamização que é a circulação e reprodução de seu acervo. Essa função é de importância para as bibliotecas, pois é a partir dela que a recuperação da informação será facilitada futuramente. Para termos um bom processamento técnico, o bibliotecário tem que se apropriar das ferramentas disponíveis, tudo para facilitar a recuperação de forma fácil e rápida.
A terceira função do trabalho do bibliotecário é a função gerencial. As funções gerenciais variam segundo a visão clássica e a de Mintzberg. A visão clássica divide-se em planejamento, organização, direção e controle. A visão de Mintzberg divide-se em interpessoais, informacionais e decisórias e de certa forma implementa a visão clássica. Não existe um conceito muito claro, pois as funções gerenciais são bem fragmentadas. Mas elas existem porque as organizações tem diferentes funções trabalhando por um objetivo em comum.
Dentro da visão clássica podemos definir o planejamento como preparar as ações que podem vir a ocorrer. Um bom planejamento está preparado para ter soluções para todos os tipos de ações que podem acontecer, sejam boas ou ruins.
A organização é a função de organizar, ou seja, a organização estabelece a estrutura para o uso de todos os recursos existentes para que tenham um bom desempenho em suas atividades. Para se organizar é preciso primeiramente planejar. Tendo-se o planejamento podemos criar a maneira de fazer ele funcionar.
A direção caracteriza-se pelo acompanhamento do desenvolvimento das atividades. A direção designa as atividades, e as acompanha, de seu início ao final. É o gerenciamento da execução das atividades.
Finalmente, temos o controle como a verificação dos resultados. É a análise de como foram feitas as demais funções da biblioteca. No contexto da biblioteca, o controle poderá avaliar a execução tanto de conjuntos de atividades ou elas individualmente.
Para complementar a visão clássica podemos analisar a visão de Mintzberg. Nessa visão temos a função interpessoal que é o relacionamento da instituição com tudo que é externo, sejam clientes, outras instituições e no caso da biblioteca temos as demais bibliotecas, livrarias, editores. As funções interpessoais são de representante da instituição, liderança e realizador de contatos. As funções informacionais é a coleta de informações referente a instituição. Essas informações podem ser tanto recebidas quanto recolhidas pelo gerente. Um bibliotecário-gerente ao fazer essa função será o porta-voz da instituição, que representa, para o público externo ou interno e para seus subordinados.
E finalmente dentre a visão de Mintzberg, temos as funções decisórias que estão, intimamente, ligadas com as tomadas de decisão. O papel decisório do bibliotecário pode ser exercido em diferentes momentos do cotidiano da biblioteca. Suas decisões podem ser voltadas para o empreendimento, conciliação, alocação de recursos ou negociador.
O bilbiotecário deve decidir como usar os recursos da biblioteca e como os distribuir. Pode trazer ideias novas para implementar e alterar as demandas da biblioteca, ou seja, ser um empreendedor. Sua função de conciliação é excercida quando ele ameniza os conflitos existentes na biblioteca, podendo ser briga entre colegas ou conciliar a biblioteca com as pressões exercidas pelos outros órgãos da instituição. Ao ser negociador veremos o bibliotecário, negociando com os seus superiores e subordinados, com vendedores e distribuidores, entre outros.
As funções do bibliotecário-gerente são sempre contínuas, o planejamento envolve além de medidas de longo prazo também as de curto prazo. O ato de gerenciar uma organização não é uma tarefa fácil. O bibliotecário que tem sua biblioteca como uma organização deverá ser dinâmico, atendento de forma rápida todas as demandas que surgem. É importante desenvolver as funções gerenciais para se estar preparado para os problemas que surgem e para conseguir usar esses problemas como oportunidades, sempre visando seu usuário. Melhorar sua estrutura interna, pois isso reflete no atendimento ao usuário. E a satisfação do usuário é o ganho da organização, já que a biblioteca trabalha com bens intangíveis.
Referências
Maciel, A.C.; Mendonça, M.A.R. Funções na fase de formação, desenvolvimento e organização de coleções. In: ___. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006.
